Factures papier numérisées : précisions sur les modalités de conservation


L’administration fiscale admet une tolérance pour la reproduction des couleurs et explicite la documentation à mettre en place pour l'archivage numérique. Elle indique que la facture numérisée peut servir de justificatif pour la déduction de la TVA.

Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent choisir de numériser les factures papier qu’elles émettent ou reçoivent, et les conserver sous format électronique durant le délai légal de six ans. Pour rappel, l’obligation de conservation permet à l’administration fiscale d’exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle.

Couleurs "porteuses de sens"

Le document ainsi dématérialisé doit être la copie conforme à l'original "en image et en contenu". L’opération peut s’avérer complexe pour numériser les couleurs. En principe, celles-ci doivent être reproduites à l’identique. Mais l'administration fiscale admet une tolérance si ces couleurs ne sont pas "porteuses de sens". Qu’est-ce que cela signifie ?

  • Par exemple, les couleurs du logo d'une entreprise ne sont pas considérés comme porteuses de sens et peuvent donc être reproduites en noir et blanc lors de la numérisation de la facture.

  • En revanche, lorsque la facture mentionne des chiffres, des indications ou des montants "dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur" initiale, les couleurs sont porteuses de sens et doivent être reproduites à l'identique sous format électronique.

  • Les couleurs sont également porteuses de sens pour une signature, des mentions particulières annotées à la main ou un tampon encreur en couleur.

Le non respect du code couleur doit être justifié auprès de l'administration. Par ailleurs, les logiciels de traitements sur l’image sont interdits et une éventuelle compression de fichier doit s’effectuer sans perte, est-il rappelé.

L’entreprise peut confier la numérisation de ses factures à un tiers mais cela ne l’exonère en aucun cas de sa responsabilité en matière de conservation au regard de la TVA. "Le fournisseur ne pourra pas arguer de la défaillance de numérisation de son prestataire, ni même du retard de ce dernier pour permettre l'accès de l'administration aux factures numérisées", prévient le Bofip.

Phases de numérisation décrites et expliquées

Une fois numérisée, la facture doit être archivée pour satisfaire à l’obligation de conservation de six ans. Ces opérations sont à définir selon une "organisation documentée", c'est-à-dire que "les différentes phases de la numérisation doivent être décrites, présentées et expliquées", précise l'administration. Cette documentation fait l'objet de contrôles internes pour permettre "d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures" (article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales). L’entreprise doit également effectuer des contrôles réguliers, sous sa responsabilité, de la fiabilité des factures, ajoute le Bofip.

Pour rappel, chaque facture doit être enregistrée sous format PDF ou sous format PDF A/3(ISO 19005-3). Objectif : "garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données". Une mention supplémentaire est nécessaire : un cachet serveur ou une signature électronique "fondé sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile", une empreinte numérique, ou tout dispositif sécurisé équivalent. De plus, chaque fichier doit être horodaté (article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales).

Pièce justificative valable pour la déduction de la TVA

Une facture papier correctement numérisée et archivée est considérée comme une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA, et plus généralement pour les opérations ouvrant droit à une déduction fiscale en matière de taxes sur le chiffre d’affaires, indique l'administration. Si la facture numérisée n'est pas conforme, l'entreprise peut toujours présenter l'original papier comme justificatif pour bénéficier de l'avantage fiscal. En l'absence de ce document original, le droit à déduction est refusé.

Ce dispositif est en principe applicable aux factures émises ou reçues depuis le 31 mars 2017 mais l’administration admet les documents délivrés avant cette date. Il s’applique plus globalement aux "livres, registres, documents ou pièces" établis ou reçus sur support papier.

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